Vedení účetnictví – jak vést účetnictví, jak na zpracování účetnictví

Vedení a zpracování účetnictví se týká všech subjektů, které podnikají. Zjednodušeně řečeno jde o evidenci příjmů a výdajů, což může na první pohled znít prostě, ovšem realita je jiná. Účetnictví je náročný proces, na nějž je třeba se řádně připravit. Na co všechno si dát pozor? Jak vést účetnictví správně?

Ani v dnešní digitální době není výjimkou, když si rodina vede domácí účetní knihu se sloupečky všech výdajů za bydlení, elektřinu, vodné a stočné, za ostatní energie, jídlo, ošacení, zábavu, a jiné.

—

Účetnictví si ve vlastní formě více či méně vede každý, komu není lhostejný stav domácího rozpočtu. Při pohledu na stav bankovního účtu je v přehledu přesně vyznačeno, jak vysoké byly za uvedenou časovou jednotku příjmy a výdaje a zda je stav konta v plusových či mínusových sférách.

V případě podnikatelů už jde o povinnost, kterou nelze obejít. Vést účetnictví musejí všechny právnické osoby i fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku (OR).

Účetnictví jsou v kostce informace o stavu a pohybu majetku, aktiv, závazků, dluhů, pasiv, nákladů, výnosů a výsledků hospodaření. Vedení účetnictví zahrnuje řadu úkonů, z nichž je jedním i vystavování faktur. To může být časově náročný úkol, který lze zjednodušit použitím fakturačního programu.

—

Kdo má povinnost vést účetnictví – kdo musí vést účetnictví

Účetní povinnost se vztahuje na každého podnikatele neboli účetní jednotku. Detailně je seznam rozepsán v Zákoně o účetnictví ze dne 12. prosince 1991, č. 563/1991 Sb.

Účetními jednotkami dle zákona jsou:

a) právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky,

b) zahraniční právnické osoby a zahraniční jednotky, které jsou podle právního řádu, podle kterého jsou založeny nebo zřízeny, účetní jednotkou nebo jsou povinny vést účetnictví, pokud na území České republiky podnikají nebo provozují jinou činnost podle zvláštních právních předpisů,

c) organizační složky státu,

d) fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku,

e) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty, včetně plnění osvobozených od této daně, jež nejsou součástí obratu, v rámci jejich podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku 25 000 000 Kč a to od prvního dne kalendářního roku,

f) ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí,

g) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou společníky sdruženými ve společnosti, pokud alespoň jeden ze společníků sdružených v této společnosti je osobou uvedenou v písmenech a) až f) nebo h) až l),

h) ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis,

i) svěřenské fondy podle občanského zákoníku,

j) fondy obhospodařované penzijní společností podle zákona upravujícího doplňkové penzijní spoření,

k) investiční fondy bez právní osobnosti podle zákona upravujícího investiční společnosti a investiční fondy, nebo

l) ty, kterým povinnost sestavení účetní závěrky stanoví zvláštní právní předpis nebo které jsou účetní jednotkou podle zvláštního právního předpisu.

Ustanovení písmen d) až h) se používají i pro zahraniční fyzické osoby.

V případě založení tzv. odštěpného závodu, musí vést podnikatel pro odštěpný závod samostatné účetnictví nezávislé na mateřské firmě.

Povinnost vést účetnictví pro fyzické osoby

Na fyzické osoby (FO) se tato povinnost vztahuje, pokud jsou jako podnikatelé zapsané v OR, pokud jejich obrat za loňský rok přesáhl 25 mil. Kč, pokud vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí, jsou-li podnikateli a společníky sdruženými ve společnosti a pokud jim povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis.

Zákon o účetnictví

Zákon o účetnictví, který má aktuální označení zákon č. 563/1991 Sb., představuje právní předpis pro podnikatelské subjekty a další organizace v České republice. Tento zákon přesně definuje kdo je povinen vést účetnictví, stanovuje základní účetní zásady, určuje obsah a formu účetních výkazů a upravuje způsoby oceňování majetku a závazků. Cílem zákona o účetnictví je zajistit věrný a poctivý obraz finanční situace účetních jednotek pro potřeby vlastníků, investorů, věřitelů, státních orgánů i široké veřejnosti.

Zákon o účetnictví nestanovuje jenom tedy to, kdo musí účetnictví vést. Říká také, jak by se to mělo dělat správně. Stanovuje základní pravidla, jako například:

• Všechno se musí poctivě zaznamenat
• Záznamy musí být srozumitelné a přehledné (a to i po delší době)
• Musí se pravidelně vytvářet „výkazy“(souhrnné zprávy, jako například kolik firma vydělala a utratila za určité období)

Bez těchto pravidel by v podnikání mohl panovat chaos a nikdo by nevěděl, jak na tom firmy skutečně jsou.

Účetnictví má mnoho důležitých úkolů:

• Poskytuje přehled o majetku a dluzích firmy: Co všechno firma vlastní a komu dluží peníze.
• Ukazuje, jak firma hospodaří: Jestli vydělává nebo prodělává.
• Pomáhá při rozhodování: Majitelé a manažeři díky němu mohou lépe plánovat budoucnost firmy.
• Je podkladem pro placení daní: Stát potřebuje vědět, kolik firma vydělala, aby mohl správně vypočítat daně.
• Zvyšuje důvěryhodnost firmy: Pro banky a investory je důležité vidět, že firma má své finance v pořádku.

I když se účetnictví na první pohled může zdát složité, je to v podstatě základní nástroj pro sledování a řízení peněz a majetku každé firmy. Zákon o účetnictví zajišťuje, aby se tyto „záznamy“ vedly správně a transparentně, což je důležité pro zdravé podnikatelské prostředí a pro důvěru v ekonomiku.

—

Nový zákon o účetnictví

V současné době probíhají velké přípravy na zcela nový zákon o účetnictví. Předpokládaná účinnost tohoto nového zákonu byla původně od 1. ledna 2025, avšak vzhledem k náročnosti legislativního procesu se nyní spíše počítá s rokem 2026 nebo i později.

Zásadní změny se očekávají v mnoha oblastech:

• Důraz na účetní výkazy
• Méně účetních jednotek s povinností vést účetnictví
• Větší využití mezinárodních účetních standardů (IFRS)
• Změny v kategorizaci účetních jednotek a povinnosti auditu
• Nové pojetí leasingu
• Zrušení pojmu výroční zpráva
• Možnost vykazování ve více cizích měnách
• Zavedení definic prvků účetní závěrky
• Změny v oceňování

Cílem je, aby účetní výkazy lépe odpovídaly skutečné ekonomické situaci.

Vedení účetnictví – OSVČ

Fyzické osoby si mohou vybrat, zda-li povedou klasické podvojné účetnictví, daňovou evidenci nebo zvolí paušální výdaje. Zatímco účetnictví je komplexní složitý proces, daňová evidence už je jednodušší variantou (známé tako jako jednoduché účetnictví).

Na začátek je dobré vysvětlit jednotlivé pojmy:

• podvojné účetnictví – je určeno zejména pro akciové společnosti či společnosti s ručením omezeným a také pro OSVČ, které se rozhodne vést toto účetnictví dobrovolně
• jednoduché účetnictví nebo- li daňová evidence – pouze pro OSVČ
• evidence příjmů a pohledávek (= uplatňování paušálních výdajů)
• paušální daň (od roku 2021)

Rozdíly mezi jednotlivými pojmy jsou vysvětleny následovně.

—

Podvojné účetnictví

Základem podvojného účetnictví je princip „má dáti“ (Debet) a „dal“ (Kredit). Každá hospodářská operace má dvě strany, které se navzájem ovlivňují. Jedna strana „má dáti“ (přírůstek aktiv nebo úbytek pasiv) a druhá strana „dal“ (úbytek aktiv nebo přírůstek pasiv). Tyto dvě strany musí být vždy v rovnováze.

Příklad:

Firma koupí nový počítač za hotovost:

• „Má dáti“ (Debet): Na účtu „Počítače“ se hodnota zvýší (přírůstek aktiv).
• „Dal“ (Kredit): Na účtu „Pokladna“ se hodnota sníží (úbytek aktiv).

Jedna operace ovlivnila dva různé účty, ovšem celková rovnováha zůstala stejná.

V podvojném účetnictví se používají různé účetní účty, pro různé druhy majetku, závazků, nákladů a výnosů. Mezi základní skupiny účtů patří:

• Aktiva (majetek): Vše, co firma vlastní a má hodnotu (např. peníze, budovy, stroje, zásoby).
• Pasiva (závazky a vlastní kapitál): Zdroje, ze kterých firma svůj majetek financovala (např. dluhy, úvěry, peníze majitelů).
• Náklady: Výdaje firmy spojené s její činností (např. mzdy, nájem, energie).
• Výnosy: Příjmy firmy z její činnosti (např. tržby za prodej zboží nebo služeb).

Každá hospodářská operace se zaznamenává na příslušné účty pomocí zápisů „má dáti“ a „dal“.

Podvojné účetnictví přináší firmám mnoho výhod:

• Přesný obraz finanční situace
• Možnost kontroly, pro snadné odhalení chyby a nesrovnalostí
• Podklad pro finanční výkazy
• Splnění zákonných požadavků

Díky podvojnému účetnictví mají firmy jistotu, že jejich finanční „záznamy“ jsou správné a spolehlivé.

Podvojné účetnictví je typické pro:

• Větší firmy (právnické osoby)
• Podnikatele zapsané v obchodním rejstříku.
• Větší živnostníky (fyzické osoby) s vyšším obratem (nad stanovený limit)

Menší živnostníci si většinou vystačí s jednodušším způsobem evidence, jako je daňová evidence.

Díky principu dvojího zápisu a pečlivému zaznamenávání všech operací na příslušné účty získávají firmy spolehlivý základ pro řízení, rozhodování a plnění zákonných povinností.

—

Jednoduché účetnictví – daňová evidence pro OSVČ

Pro osoby samostatně výdělečné činné (OSVČ), které nemají zaměstnance, případně jsou malými firmami jen s několika pracovníky, se vyplatí zvolit si daňovou evidenci. Fyzické osoby zde vedou evidenci příjmů a výdajů, a majetků a závazků.

Tento způsob vedení účetnictví zvládne OSVČ buď svépomocí, nebo se může obrátit na externí účetní.

Při obratu do 2 milionů Kč za předchozích 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců odpadá povinnost evidence DPH a není třeba investovat ani do ekonomického softwaru. Ovšem i při nižším obratu se OSVČ může k DPH registrovat dobrovolně. Existují také specifická plnění (např. dodání zboží a služeb do jiných členských států EU), která mohou vést k povinnosti registrace k DPH bez ohledu na výši obratu.

Drobní podnikatelé mohou využít mzdového účetnictví online volně ke stažení, případně si vytvoří excelovou tabulku, či zakoupí tištěný peněžní deník.

Daňová evidence musí splňovat všechny zákonné požadavky (zejména obsah a forma vedení). Zákon o daních z příjmů a další související předpisy stanovují, co všechno musí být v daňové evidenci zahrnuto.

OSVČ je dále povinna uchovávat veškeré doklady související s daňovou evidencí po stanovenou dobu. Může se také dobrovolně kdykoliv rozhodnout přejít z daňové evidence na podvojné účetnictví.

TIP: V případě, že živnostník plánuje přerušit svoje podnikání, je třeba podat žádost o přerušení živnosti.

Paušální výdaje

Mnoho podnikatelů, jejichž roční příjmy nepřesahují 2 miliony korun, si vystačí s vedením evidence příjmů a pohledávek, neboť uplatňují výdaje procentem z příjmů, lidově řečeno paušální výdaje.

Pokud příjmy tuto hranici překročí, podnikatel v daném zdaňovacím období nemůže paušální výdaje uplatnit a musí vést skutečné výdaje.

Evidence příjmů musí být vedena pečlivě a prokazatelně.

Výše paušálu je v zákoně o daních z příjmů č. 586/1992 Sb. rozdělena dle druhu obchodní činnosti:

a) 80 % z příjmů ze zemědělské výroby, lesního a vodního hospodářství a z příjmů z živnostenského podnikání řemeslného; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 1 600 000 Kč

b) 60 % z příjmů ze živnostenského podnikání; nejvýše do 1 200 000 Kč

c) 30 % z příjmů z nájmu majetku; nejvýše do 600 000 Kč

d) 40 % z jiných příjmů ze samostatné činnosti, nejvýše do 800 000 Kč

I když procentuální výpočet výdajů bude vyšší, uplatnit lze maximálně tyto zákonem stanovené částky.

Podnikatel se nemusí rozhodnout pro paušální výdaje automaticky, i když splňuje podmínky. V některých případech mohou být pro něj výhodnější skutečné výdaje. Je důležité předem spočítat, která varianta je finančně výhodnější.

Paušální daň

Nově lze od roku 2021 uplatňovat také paušální daň, která výrazně snižuje administrativu. Její částka je v roce 2025 pevně stanovená na 8 716 Kč měsíčně a zahrnuje: 

• zdravotní pojištění ve výši 3 143 Kč
• sociální pojištění 5 473 Kč
• daň z příjmů v symbolické částce 100 Kč

K této dani se mohou přihlásit podnikatelé s ročním obratem do 1 milionu Kč, kteří zároveň nejsou plátci DPH. Nejsou dlužníky a nemají příjmy ze závislé činnosti s výjimkou příjmů z DPP (do 11 500 Kč). Přesnou definici a podmínky stanovuje Zákon o paušální dani č. 540/2020 Sb.

Výhodná je pro živnostníky, kteří odvádějí vysokou daň z příjmu. Naopak nevyplatí se pro ty, kteří uplatňují slevu na manžela či manželku a mají daňové zvýhodnění na děti.

TIP: Každý plátce daně z příjmu může uplatnit tzv. slevu na poplatníka. Nový daňový balíček schválený v lednu 2021 přinesl změny týkající se úpravy slevy na poplatníka, zrušení superhrubé mzdy, a také změny v oblasti odpisu hmotného majetku.

Finanční účetnictví

Finanční účetnictví jsou záznamy o všem důležitém, co se týká peněz ve firmě. Poskytuje důležité informace o financích a výkonnosti firmy, které jsou klíčové pro různé lidi a instituce:

• Investoři
• Banky
• Dodavatelé
• Stát

Finanční účetnictví neslouží jen k zaznamenávání příjmů a výdajů. Vytváří také finanční výkazy (přehledné zprávy). Mezi ty nejdůležitější patří:

• Rozvaha: Ukazuje, co firma vlastní a co dluží k určitému dni.
• Výkaz zisku a ztráty: Ukazuje, jak si firma vedla za určité období. Porovnává příjmy s výdaji. Výsledkem je zisk nebo ztráta.
• Výkaz peněžních toků: Tento výkaz sleduje pohyby peněz ve firmě za určité období. Ukazuje, kolik peněz firma získala a kolik utratila v různých oblastech. Firma díky tomuto výkazu může posoudit, zda má dostatek peněz na své fungování.

Finanční účetnictví tvoří pevný základ pro to, aby mohli lidé udělat informované rozhodnutí. Slouží také k budování důvěry v podnikatelském prostředí.

—

Vedení účetnictví externě

Pro mnoho podnikatelů je vedení účetnictví doslova španělskou vesnicí. Vyznat se v zákonných literách, neustálých aktualizacích a výhodách či slevách, je často nadlidský úkol. Ani časově nejde o zanedbatelnou investici.

Proto se velká většina z nich svěřuje do rukou externím účetním firmám. Ty jsou na základě zkušeností v oboru a profesních znalostí schopny vést účetnictví profesionálně a spolehlivě.

Velkými výhodami jsou úspora za vlastní účetní a drahé účetní softwary. Veškerá starost o účetnictví, daňové a mzdové agendy připadá do odpovědnosti najaté účetní firmy.

Je důležité pečlivě vybrat externí účetní firmu a zohlednit její reference, specializaci, cenu a rozsah nabízených služeb. Důležitá je také komunikace a vzájemná důvěra.

Účetní firmy Praha – hlavní město disponuje širokou škálou účetních společností, na něž se lze obrátit. Po navázání spolupráce je potřeba předat externím účtárnám prostřednictvím předávací listiny veškerou personální a mzdovou agendu, podklady k vedení účetnictví a údaje k daňovému přiznání.

Pro zastupování na úřadech je nutné také přístup do datové schránky a notářsky ověřená plná moc.