Mzdový a personální systém do firmy: jak vám pomůže a jak vybrat ten správný

Výběr mzdového systému řeší firma obvykle ve chvíli, kdy najme první zaměstnance. Musí totiž začít zpracovávat mzdy a vést personální agendu (pracovní smlouvy a dohody, školení bezpečnosti, lékařské prohlídky, apod.). Na co si dát při výběru mzdového systému pozor?

Funkce mzdového systému

Jako první krok si ujasněte, jaké funkce by měl váš budoucí mzdový systém mít. Na trhu je jich celá řada, od jednoduchých systémů, vhodných pro malé firmy, až po robustní software, ve kterém můžete zpracovávat kompletně celou personální agendu pro stovky zaměstnanců.

Při výběru mzdového softwaru se řiďte názorem toho, kdo bude systém reálně nejvíce využívat. Je nejcennější. Pokud sami nejste mzdová účetní, poraďte se s tím, kdo mzdy pro vaše zaměstnance zpracovává, jaké funkce jsou nezbytné, jaké se hodí a které nevyužije. 

Berte přitom v potaz plánovaný růst firmy a její vývoj. Pokud víte, že chcete otevírat novou pobočku a zdvojnásobit současný počet zaměstnanců v horizontu příštích pěti let, vybírejte mzdový software podle toho.

Jestliže už používáte účetní software, prozkoumejte také jeho funkce, případně doplňkové moduly. Je velice pravděpodobné, že všechny potřebné funkce najdete v rámci účetního softwaru. Účetní program Money S3 například nabízí naprosto plnohodnotný modul pro mzdový systém podniku. 

Pokud ještě mzdový program nemáte, vyzkoušejte si demoverzi účetního softwaru zdarma. A nejen vy – software by měla vyzkoušet především mzdová účetní, případně další zaměstnanci, kteří v něm budou pracovat. 

Základní funkce mzdového systému podniku

Menší podnikatelé využijí především tyto funkce mzdového systému:

• evidence pracovních poměrů (pracovní smlouvy a dohody),
• seznam zaměstnanců, 
• výpočet mzdy (složky mzdy, daňové a další srážky či příplatky),
• tiskové sestavy mezd, včetně jednoduchého odeslání výplatních lístků,
• platby mezd.

Pro menší firmu o několika zaměstnancích může být mzdový software v tomto rozsahu naprosto dostačující. Proto je praktické, když se další doplňkové funkce dají přikupovat postupně po jednotlivých modulech. Nemusíte tak platit za funkce, které nevyužijete. V případě, že se situace změní, si nové funkce můžete snadno přidat. Bez toho, že byste fungující mzdový systém museli nějak zásadně měnit.

Pokročilé funkce mzdového systému podniku

Dalšími funkcemi mzdového systému nebo pokročilého personálního systému, které využijí především větší firmy, jsou například tyto:

• výpočet exekučních srážek ze mzdy,
• plánování náborů,
• plánování školení a lékařských prohlídek,
• rozvrh pracovní doby,
• rozúčtování mzdových nákladů na pracoviště,
• nebo zpracování souběžných pracovněprávních vztahů u jednoho zaměstnance.

Obecně platí, že robustnější personální systém využije firma ve chvíli, kdy má více než 50 zaměstnanců a vlastní HR oddělení.

Cena mzdového systému

Jak už jsme zmínili, cena mzdového systému se odvíjí od funkcí, které systém nabízí. Informujte se předem na to, jakou cenu a za jaké funkce budete platit, zda jde o ‚‚krabicové‘‘ řešení, nebo se dají dokupovat jednotlivé moduly.

Naše doporučení je jednoznačné – samostatné moduly jsou ve většině případů vhodnější. Komplexní řešení pro mzdy a personalistiku ‚‚vše v jednom‘‘ využijí jen opravdu velké firmy. 

Zjistěte si také, jak se platí za jednotlivé uživatelské licence mzdového systému. V naprosté většině případů budete potřebovat, aby do systému přistupovalo více uživatelů a u některých programů se jejich cena zvyšuje podle počtu osobních uživatelských licencí.

Počítejte také s tím, že nejspíš bude třeba počet licencí průběžně měnit a de/aktivovat jednotlivé uživatele. Pokud vám např. nastoupí nová mzdová účetní, nebude příliš praktické, čekat několik dní na její novou licenci.

Zákaznická podpora

Před pořízením mzdového systému si ověřte také to, jakou dodavatel mzdového systému poskytuje zákaznickou podporu a servis. Doporučujeme kvalitu zákaznické podpory otestovat již během zkoušení demoverze systému nebo účetního softwaru zdarma – napište na zákaznickou podporu e-mail, zavolejte na hotline nebo napište do chatu.

Pokud bude vaše mzdová účetní řešit složitější účetní úkon, nechcete, aby čekala do druhého dne, než jí přijde odpověď na e-mail. Rychlost a dobrá dostupnost zákaznické podpory je zásadní.

Se zákaznickou podporou a funkčností systému souvisejí také aktualizace systému. Ty je třeba provádět jak z provozních důvodů (např. přidání nové funkce), tak z důvodů legislativních (např. změna výše minimální mzdy). Zjistěte si, jak a kdy aktualizace probíhají, zda si je spouští jednotliví uživatelé sami nebo se spouští hromadně a jak dlouho zhruba trvají.

Kde získat informace potřebné k výběru mzdového systému?

Nejprve si mzdový systém nebo účetní software zdarma a bez závazků vyzkoušejte. Nechte v demoverzi pracovat budoucí uživatele systému, vyzkoušejte všechny funkce, které potřebujete, a na konci testování sesbírejte od uživatelů zpětnou vazbu.

Zjistěte si také reference. Ideálně od firem podobné velikosti, jako je ta vaše, a pokud to jde, tak i od firmy z vašeho nebo podobného oboru. Solidní dodavatelé mívají na svém webu umístěny případové studie, ve kterých se dočtete, co na systému jejich klienti oceňují nejvíce.