Jak správně vystavit fakturu – návod pro živnostníky

Ať už člověk chvíli podniká, nebo se na vystavení první faktury teprve chystá, zde je pro každého pár tipů. Jedná se o průvodce fakturováním pro neplátce DPH a dobré rady, jak vystavit fakturu do minuty – klidně už cestou z meetingu.

Jak vystavit fakturu je pro spoustu lidí opravdový oříšek. Nicméně s tímto návodem, jak napsat fakturu, jak udělat doklad o zaplacení, bude vystavení faktury raz dva. A co musí faktura obsahovat? Lze použít nějaké obecné jednoduché vzory faktury, šablony z internetu? Liší se faktura pro plátce a neplátce DPH?

Následující článek přináší návod, jak vystavit fakturu bez chyb. Článek je pro OSVČ, které neplatí DPH.

Co je faktura?

Faktura je obchodní doklad vystavený prodávajícím kupujícímu, který požaduje platbu za dodané zboží nebo služby. Obvykle obsahuje údaje, jako je množství a popis položek, ceny, platební podmínky a celkovou dlužnou částku.

Faktury slouží jako záznam o transakci a představují formální žádost o platbu ze strany kupujícího prodávajícímu. Jsou nezbytné pro účetní účely, protože pomáhají sledovat tržby, příjmy a informace o platbách pro podniky.

Co musí obsahovat faktura – náležitosti

Každý, kdo vystavuje fakturu, musí vědět, co musí obsahovat faktura. Faktura by měla obsahovat následující informace:

• Kontaktní údaje: Na faktuře by měly být uvedeny kontaktní údaje prodávajícího (společnosti) i kupujícího (zákazníka). Patří sem jméno, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa obou stran.
• Číslo faktury: Každá faktura by měla mít jedinečné identifikační číslo. To pomáhá při organizaci a sledování plateb.
• Datum faktury: Datum vystavení faktury.
• Datum splatnosti: Datum splatnosti. Určuje lhůtu, ve které má zákazník provést platbu.
• Platební podmínky: Jasně se uvádí platební podmínky, jako jsou přijatelné formy platby, případné sankce za pozdní platbu nebo slevy za předčasnou platbu.
• Popis zboží nebo služeb: Podrobně je uvedeno, jaké zboží nebo služby byly poskytnuty, včetně množství, jednotkových cen a celkových částek za jednotlivé položky.
• Mezisoučet: Jedná se o součet všech částek za jednotlivé položky před zdaněním nebo jinými poplatky.
• Daň: V případě potřeby se uvádí příslušná částka daně, například daň z prodeje nebo DPH (daň z přidané hodnoty).
• Celková částka k úhradě: Konečná částka, kterou má zákazník zaplatit, včetně daní a případných dalších poplatků.
• Pokyny k platbě: Jasně uvedený preferovaný způsob platby spolu s potřebnými údaji, jako jsou informace o bankovním účtu nebo platební odkaz.
• Doplňující informace: V tomto oddíle lze uvést jakékoli další podmínky, záruky nebo zvláštní pokyny.
• Logo společnosti: Je běžnou praxí uvádět mezi náležitostmi faktury logo společnosti pro účely budování značky.

Člověk musí myslet na to, že faktura musí být přehledná, profesionálně vypadající a srozumitelná a zároveň musí obsahovat všechny náležitosti faktury, aby se zajistila rychlá úhrada a předešlo se případným sporům nebo nejasnostem.

Faktura – plátce a neplátce DPH

Nejdřív si je potřeba si ujasnit, do jaké skupiny podnikatelů člověk patří. Faktura má totiž trochu jiné náležitosti, když je člověk:

• neplátce DPH a nevede účetnictví,
• neplátce DPH a vede účetnictví,
• plátce DPH.

Faktury musí vydávat jak plátci, tak i neplátci DPH. Do druhé jmenované skupiny spadají neplátci DPH nezávisle na tom, zda vedou či nevedou účetnictví. Jaký je rozdíl mezi plátce a neplátce DPH z hlediska účetnictví?

Zásadním rozdílem je samotná povaha faktury. U plátců DPH totiž jde o daňový doklad, kdežto u neplátců DPH se jedná o účetní doklad. 

Faktura neplátce DPH, který nevede účetnictví

Do této kategorie patří většina podnikatelů, kteří vedou daňovou evidenci nebo uplatňují výdaje procentem příjmů.

Náležitosti faktury se řídí občanským zákoníkem (zákon č. 89/2012 Sb) a na faktuře nesmí chybět hlavně informace o podnikateli jako dodavateli:

• jméno a příjmení (pokud jde o OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém je jako podnikatel zapsán, např. obchodní rejstřík, www živnostenský rejstřík apod.

Tím podle zákona povinnosti podnikateli končí. Pro větší přehled v dokumentech nebo pro kontroly finančního úřadu je doporučené na každou fakturu uvádět také:

• informaci, že člověk není plátce DPH,
• údaje o odběrateli (stejné jako údaje o dodavateli výše),
• slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 04333),
• popis produktu nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní sumu – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Faktura neplátce DPH, který vede účetnictví

Účetnictví vedou povinně právnické osoby nebo třeba fyzické osoby s příjmy nad 25 milionů Kč ročně. Dobrovolně si ho mohou vést i podnikající fyzické osoby. 

Informace o dodavateli zůstávají stejné jako výše. Podle zákona navíc nesmí chybět tyto údaje:

• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní suma – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Razítko ani podpis na faktuře být nemusí. Pokud ale člověk zavádí do účetnictví faktury přijaté, musí být podle zákona o účetnictví opatřeny podpisem při převzetí.

Pokud celková částka k zaplacení nepřesahuje 10 000 Kč, nemusí se vystavovat kompletní faktura. Stačí pouze zjednodušený daňový doklad. U něj stačí uvést pouze označení osoby a jednotkovou cenu. 

Jak udělat fakturu – nezapomenout na splatnost

U každé vystavené faktury se vyplní i datum splatnosti – tedy do kdy člověk požaduje uhrazení faktury. Pokud datum na faktuře uvedené není, platí dle zákona 30denní doba splatnosti.

Vystavení faktury v aplikaci

Možná se ještě najdou podnikatelé, kteří faktury za své služby vypisují na papír nebo ve Wordu. Dnes je však nejrychlejší fakturu vytvořit pomocí fakturačního programu nebo online aplikace. Jak napsat fakturu pomocí aplikace?

Aplikace na vystavení faktury ušetří čas i peníze. Fakturu lze na pár kliknutí odeslat i cestou ze schůzky, třeba přes aplikaci iDoklad. Lze si ji zdarma vyzkoušet na 30 dnů, a pak se rozhodnout, jestli člověku stačí bezplatný tarif, nebo si za pár stovek měsíčně koupí pohodlí a spoustu času.

Jednoduchá faktura – vzor

Zde je jednoduchá šablona faktury:

[Logo společnosti]
[Název společnosti]
[Adresa společnosti]
[Město, stát, poštovní směrovací číslo]
[Telefonní číslo]
[E-mailová adresa]
[URL webových stránek]

Faktura
Číslo faktury:
Datum:

Faktura pro:
[Jméno klienta]
[Adresa klienta]
[Město, stát, poštovní směrovací číslo]

Popis	Množství	Sazba	Částka
(výrobek/služba)
(výrobek/služba)
(výrobek/služba)

Mezisoučet:
Daň:
Celkem:

Splatnost:

Poznámka: Výše uvedený jednoduchý vzor faktury je základním příkladem. Každý si ho může upravit podle svých konkrétních potřeb a značky. Způsob, jak napsat fakturu, je individuálně na každém podnikateli.

Faktura a daňový doklad

Kdo je osobou samostatně výdělečně činnou nebo firmou, jistě vystavuje svým zákazníkům nějaké doklady, na základě nichž žádá uhradit příslušný obnos. Pro tento typ dokladů se obecně používá pojem faktura. Je nějaký rozdíl mezi fakturou a daňovým dokladem?

V prvé řadě je nutné si uvědomit, zda je podnikatel plátcem nebo neplátcem DPH. V praxi se lze často setkat s tím, že neplátce DPH vystavuje „Fakturu – daňový doklad“. Přitom neřeší, zda vůbec má právo takto označený doklad pojmenovat.

Vystavit fakturu – daňový doklad jako neplátce DPH je však špatně. Dovětek „daňový doklad“ totiž může značit, že je podnikatel plátcem DPH. Dobré je na fakturu uvést „Nejsem plátce DPH“. Tato informace slouží jako „pojistka“ pro podnikatele i zákazníka, aby k dokladu správně přistoupil.

Kdo je plátcem DPH, má povinnost vystavovat daňové doklady, jejichž náležitosti se řídí ustanoveními zákona o dani z přidané hodnoty. Veškeré doklady plátce DPH tedy jsou daňovými doklady, ať se jedná o řádný daňový doklad, nebo zjednodušený daňový doklad. Nezáleží přitom na tom, zda podnikatel fakturuje plátci DPH nebo neplátci DPH.

Doklad plátce DPH tedy může nést název „Faktura – daňový doklad“.

Náležitosti daňového dokladu

Jak již bylo uvedeno, daňový doklad vystavuje plátce DPH. Náležitosti daňového dokladu se řídí zákonem o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb. Používání účetního softwaru při vytváření daňového dokladu může být skvělým pomocníkem, díky kterému člověk nezapomene na nic důležitého.

Náležitosti daňového dokladu, který vystavuje plátce DPH, jsou tyto:

• označení dokladu (název a číslo dokladu),
• účastníky plnění (údaje o dodavateli a odběrateli),
• předmět plnění (název zboží nebo služby),
• základ daně (cenu za jednotku bez DPH),
• sazbu daně,
• výši daně,
• datum vyhotovení,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění.

Pokud plátce DPH přijímá platbu do 10 000 Kč, může vystavit i zjednodušený daňový doklad (lidově také označovaný jako paragon). Ten obsahuje méně povinných údajů.

Doklad o zaplacení, pokladní příjmový doklad – vzor

Příjmový pokladní doklad nebo doklad o zaplacení je písemný záznam, který podnik nebo organizace poskytuje zákazníkovi nebo klientovi při příjmu hotovosti. Slouží jako doklad o zaplacení a obsahuje údaje, jako je datum, přijatá částka, popis zboží nebo služeb a jméno osoby, která platbu v hotovosti přijala.

Příjmové pokladní doklady mohou být vytvářeny ručně nebo elektronicky a jsou důležité pro plátce i příjemce pro vedení přesné finanční evidence. Zároveň jsou i na internetu dostupné různé vzory příjmových pokladních dokladů, díky kterým je způsob jak udělat fakturu, daňový doklad i jiné dokumenty mnohem jednodušší.