Pracovní docházka – evidence pracovní doby, vzor 2024

Povinností každého zaměstnavatele je evidence pracovní doby zaměstnance. Povinnost evidence pracovní doby je na rozdíl od evidence pracovní docházky stanovena v zákoníku práce. Tyto dva pojmy jsou si definicí velmi blízké, nicméně liší se významem. Čím jsou tedy tyto dva pojmy odlišné a proč jsou důležité?

Dnes už evidence pracovní docházky není nic složitého. Díky moderním technologiím se zaměstnavateli nabízí široká škála možností vedení evidence. Na internetu lze také najít již hotové formuláře pracovní docházky ke stažení zdarma, které zaměstnavateli usnadní práci s evidencí, ať už ji vede ručně v sešitech či elektronicky.

Definice důležitých pojmů

Níže jsou uvedené a vysvětlené zásadní pojmy ve spojení s evidencí odpracované doby.

• pracovní docházka – doba, během které se zaměstnanec nacházel na svém pracovišti
• pracovní doba – přesné časové ohraničení výkonu pracovního úkolu, zadaného zaměstnavatelem. Ze zákoníku práce vyplývá, že stanovená týdenní pracovní doba nesmí překročit hranici 40 hodin
• zkrácený úvazek – zaměstnání, ve kterém zaměstnanec pracuje týdně méně než 40 hodin
• směna – část týdenní pracovní doby. Jedná se například o ranní směnu, noční směnu. Zaměstnanec musí směnu odpracovat dle předem stanoveného rozvrhu. Směna nesmí být delší než 12 hodin, bez přestávek

Znalost těchto pojmů je důležitá pro přesné zpracování evidence pracovní doby a rozlišení evidence pracovní doby od evidence docházky.

Rozvrh pracovní doby

Rozvržení pracovní doby vychází ze zákoníku práce a je zcela v rukou zaměstnavatele. Zároveň určuje začátek i konec směn, ale musí přihlížet k tomu, aby toto rozvržení nebylo v rozporu s aspekty bezpečné a zdraví neohrožující práce.

Dle zákoníku práce se rozvrhuje zpravidla do 5 dní v týdnu, nicméně nezakazuje se ani více, ani méně dní. V tomto rozvrhu nesmí být zahrnut přesčas. Zaměstnavatel smí pracovní dobu rozvrhnout jakkoliv, nepotřebuje žádný souhlas nebo kontrolu zpracovaného rozvrhu pracovní doby.

Toto rozvržení nemusí konzultovat ani se zaměstnancem, potřebuje pouze jeho souhlas v případě, že by se změna pracovní doby nacházela v rozporu s pracovní smlouvou zaměstnance.

Rozvrh pracovní doby musí být písemně zpracován. Zaměstnavatel je povinen seznámit zaměstnance s jakoukoliv změnou 2 týdny před začátkem období, kterého se změna týká. Zaměstnanec má povinnost být přítomen na pracovišti na začátku směny a odcházet smí až po skončení směny.

Povinnost evidence pracovní doby

Zákoník práce ukládá zaměstnavateli povinnost evidovat pracovní dobu všech zaměstnanců v pracovním poměru i mimo něj. Zaměstnavatel musí zajistit vedení evidence pracovní docházky a nemůže tuto povinnost přenést na zaměstnance. Nicméně ke správnému vedení této evidence je třeba součinnost obou stran.

Mezi povinnosti zaměstnance patří také přispívání ke správnému zaznamenávání odpracované doby. Zaměstnavatel může také pověřit každého zaměstnance vedením vlastní evidence pracovní doby, tento záznam musí ale nadále podepsat jiný zaměstnanec, který odpovídá za správnost údajů.

Zaměstnavatel musí na žádost zaměstnance umožnit nahlédnutí do dané evidence. Zaměstnanec má zároveň právo pořizovat si kopie a výpisy na náklady zaměstnavatele.

Zaměstnavatel by měl věnovat evidenci pracovní doby dostatek pozornosti, protože je tato oblast častým předmětem kontroly inspekce práce. Inspektorát práce může prostřednictvím evidence pracovní doby zkontrolovat, zda nebyl překročen limit pracovní doby, práce přesčas, nebo například jestli byl zaměstnanec správně odměňován.

Za nevedení evidence odpracované doby hrozí zaměstnavateli pokuta až ve výši 400 000 Kč. Zaměstnavatel musí také záznam o evidenci archivovat po dobu 10 let. Na základě evidence se zjišťuje, jestli byl zaměstnanec správně odměňován, zda byly dodrženy limity pracovní doby, práce přesčas a čas odpočinku.

Obsah evidence pracovní doby

Evidenci je nutné vést tak, aby se mohla určit odpracovaná doba zaměstnance, přesčas a doba, za kterou zaměstnanci náleží příplatky (za noční práci a práci v sobotu, neděli a ve státní svátky). Aby bylo z evidence zřejmé, zda byla dodržena povinná doba odpočinku, doporučuje se také zaznamenávat povinné přestávky na jídlo a oddech. V evidenci pracovní doby se také evidují návštěvy lékaře, podkladem jsou propustky.

Zaměstnavatel je povinen poskytnut zaměstnanci přestávu na oddech a na jídlo nejdéle po 6 hodinách nepřetržité práce, která trvá minimálně 30 minut. Mladistvým musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách práce. Doporučuje se v evidenci uvádět i čerpání bezpečnostních přestávek, má-li na ně zaměstnanec právo.

U přesčasů by se mělo také uvádět, jestli byl přesčas předem dohodnutý, nebo nařízený. Zaměstnavatel může totiž ze zákona nařídit maximálně 150 hodin přesčasu ročně.

Zaměstnavatel má povinnost u jednotlivých zaměstnanců uvést přesný začátek a konec

• směny
• práce přesčas (v případě, že je zahrnuta ve mzdě, i v případě, že za ni měl zaměstnanec náhradní volno)
• další dohodnuté práce přesčas
• noční práce (práce vykonaná v čase mezi 22:00 a 6:00)
• odpracované práce v době pracovní pohotovosti
• dobu držení pracovní pohotovosti, i když k výkonu práce nedošlo

Pracovní pohotovost je doba, kdy se zaměstnanec nemusí nacházet na pracovišti, ale je připraven k výkonu práce. I když zaměstnanec v té době nepracuje, musí být odměněn za svou připravenost k práci.

Vedení evidence v tomto rozsahu je dáno zákoníkem práce. Zaměstnanec proto musí v evidenci pracovní doby uvést všechna výše zmíněná kritéria.

Evidence pracovní docházky vs. pracovní doby

Zákoník práce nedává zaměstnanci povinnost vedení evidence docházky, nicméně tato evidence může sloužit jako podklad pro vedení evidence pracovní doby. Vzhledem k tomu, že pracovní docházka zaznamenává celkový pobyt zaměstnance na pracovišti, bude doba pracovní docházky přesahovat čistou pracovní dobu. Tento rozdíl nepředstavuje přesčas.

Evidence pracovní docházky běžně obsahuje den a čas strávený na pracovišti. Dále se zde uvádí i nepřítomnost zaměstnance a její důvody (dovolená, návštěva lékaře, pracovní neschopnost a jiné překážky ve výkonu práce v souladu se zákoníkem práce).

V praxi se často stává, že zaměstnavatel eviduje místo pracovní doby pouze přítomnost zaměstnance na pracovišti. Takto zpracovaná evidence ale neposkytuje dostatek informací k určení odpracované doby. Může být poskytnuta například jako podpůrný prostředek, není však kompletní podle podmínek zákoníku práce.

Možnosti evidence docházky

Zákoník práce zaměstnanci neříká, jakým způsobem má evidenci vést. Může být vedena ručně v sešitech, na počítačích nebo pomocí elektronických systémů. Musí akorát obsahovat data stanovená zákonem, jejich správnost a čitelnost, rozsah a prokazatelnost.

Pro ruční evidenci pracovní docházky může zaměstnavatel využít již vypracované a volně dostupné vzory evidence pracovní docházky. Pro zaznamenávání pracovní docházky v elektronické podobě jsou pak vhodné šablony pro elektronickou evidenci v Excelu.

Výkaz pracovní docházky – vzor

Pro ruční zaznamenávání docházky do sešitů lze použít již předpřipravené formuláře pracovní docházky. Tyto formuláře jsou volně dostupné na internetu pro každého. Zaměstnavatel si tak může zdarma stáhnout vzor pro výkaz pracovní docházky. Tyto formuláře obsahují vše, co je třeba dle zákoníku práce. Zaměstnavateli tak stačí jen formulář stáhnout a vytisknout.

Elektronická evidence docházky

Elektronická evidence pracovní docházky používá k evidenci různé informační systémy. V tomto případě je nutné, aby se zaměstnanec sám zaevidoval pomocí například čipové karty nebo otisku prstů. Požívá-li zaměstnanec k evidenci docházky otisk prstu, musí zaměstnavatel obzvlášť dbát na ochranu osobních údajů. Zpracovávat osobní údaje k účelům identifikace je možné pouze se souhlasem zaměstnance.

Stejně jako u vzorů pracovního výkazu, tak i formuláře pro elektronickou evidenci lze najít volně na internetu. Vhodná je například elektronická evidence pracovní docházky v Excelu, jejíž vzor je volně dostupný ke stažení zdarma. Existují i aplikace, které mají v sobě už formulář pracovní docházky a také další užitečné funkce. Některé z těchto aplikací lze vyzkoušet zdarma.

Evidence pracovní doby patří mezi povinnosti, na které často zapomínají nejen začínající zaměstnavatelé. Také ale patí mezi nejčastěji kontrolované oblasti ze strany inspektorátu práce. Proto se vyplatí vést evidenci docházky pečlivě, aby byla průkazná. Evidence pracovní doby, docházky i fond pracovní doby spadají do firemní personalistiky.